16.09.2024 / Fabio Collalti, kantonaler Records Management, Staatsarchiv des Kantons Bern
In meiner Funktion als kantonaler Records Manager kann ich klar sagen: Weder Shares, SharePoint noch MS Teams erfüllen die Anforderungen an ein GEVER-System.
Warum ist das so?
Ein GEVER-System (Geschäftsverwaltungssystem) stellt sicher, dass Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg korrekt verwaltet werden – von der Erstellung bis zur Archivierung. In Plattformen wie Shares, SharePoint und MS Teams fehlen jedoch wesentliche Funktionen wie das Hinterlegen von Metadaten, die für eine ordnungsgemässe Verwaltung erforderlich sind. Ohne Metadaten wie Aufbewahrungsfristen und Dossierabschlüsse mit Schreibschutz kann der Lebenszyklus von Dokumenten nicht effektiv gesteuert werden.
Zudem verfügen diese Plattformen über keine automatisierten Funktionen für Fristen, Konvertierungen in archivtaugliche Formate (z.B. PDF/A-2u) oder eine standardisierte Schnittstelle für die Ablieferung ins Archiv nach eCH-0160. Das bedeutet, dass Gemeinden entweder selbst eine aufwendige Eigenentwicklung finanzieren und regelmässig warten müssten oder Dokumente manuell archivieren müssen.
Die Bedeutung von Ordnungssystemen und Metadaten
GEVER-Systeme beinhalten ein strukturiertes Ordnungssystem, das Metadaten wie Datenschutz, Aufbewahrungsfristen und Archivwürdigkeit automatisch vererbt. Dies fehlt in SharePoint und ähnlichen Plattformen komplett. Ohne diese Ordnungssysteme und die automatische Vererbung von Metadaten kann eine rechtskonforme Archivierung nicht gewährleistet werden.
Langzeitarchivierung und besondere Anforderungen
Für die digitale Langzeitarchivierung gibt es klare Vorgaben, die in der Archivverordnung (ArchDV) festgelegt sind. Eine Ablieferung von Unterlagen nach dem eCH-Standard ist mit MS Teams, SharePoint und Co. schlicht nicht möglich. Ebenso dürfen besonders schützenswerte Personendaten von der kantonalen Verwaltung nicht in Cloud-Diensten wie MS Teams oder OneDrive gespeichert werden – in Fachapplikationen oder GEVER-Systemen hingegen schon.
Fazit: GEVER-Systeme sind alternativlos
Für Gemeinden und Verwaltungen, die langfristig und rechtskonform arbeiten wollen, sind GEVER-Systeme unverzichtbar. Lösungen wie SharePoint sind nicht nur technisch unzureichend, sondern erfordern teure Eigenentwicklungen, die keinen Mehrwert bieten. Gemeinden sollten daher den Schritt in Richtung GEVER-Systeme gehen, um den Anforderungen an eine moderne und rechtssichere Verwaltung gerecht zu werden.
Für weitere Informationen über die Anforderungen an GEVER-Systeme empfiehlt sich ein Blick auf die Richtlinien der Koordinationsstelle für dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST).