Ausgangslage und Motivation:
Frage: Wie sah Ihr Arbeitsalltag in der Verwaltung aus, bevor die GEVER-Lösung eingeführt wurde? Gab es konkrete Probleme, die den Entscheidungsprozess beeinflusst haben?
Antwort: Unser täglicher Arbeitsaufwand war erheblich, vorwiegend beim Suchen und Zusammentragen von Dokumenten. Da wir nicht nach dem Dossierprinzip arbeiteten und keine Geschäftsverwaltungssoftware im Einsatz hatten, war es schwierig, Unterlagen strukturiert zu finden. Zudem fehlte die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorgängen, was den Überblick erschwerte.
Frage: Welche Herausforderungen haben Sie bei der täglichen Verwaltungstätigkeit erlebt, die durch die GEVER-Lösung behoben werden sollten?
Antwort: Ein zentrales Problem war die unübersichtliche Dokumentenablage und die langen Bearbeitungszeiten. Mit der GEVER-Lösung haben wir nun einheitliche Vorlagen und Formulare sowie eine klar strukturierte Dokumentenablage. Diese Verbesserungen ermöglichen uns effizienteres Arbeiten und eine bessere Nachvollziehbarkeit unserer Prozesse.
Vorgehensweise und Integration:
Frage: Wie haben Sie den Übergang von der bisherigen Arbeitsweise zur Nutzung der GEVER-Lösung erlebt? Gab es bestimmte Arbeitsschritte, die besonders leicht oder schwierig umzusetzen waren?
Antwort: Der Übergang war herausfordernd, da wir während der Umstellung vorübergehend eine doppelte Ablage führen mussten, um sicherzustellen, dass alle Unterlagen weiterhin auffindbar blieben. Besonders die Einführung des neuen Aktenplans war anspruchsvoll, da wir diesen von Grund auf erstellen und vereinheitlichen mussten. Doch sobald wir die Suchfunktion der GEVER-Lösung aktiv nutzten, spürten wir sofort eine deutliche Zeitersparnis und Erleichterung beim Auffinden von Dokumenten.
Frage: Welche Veränderungen im täglichen Ablauf der Verwaltung haben Sie als besonders nützlich empfunden? Gab es typische Stolpersteine, die bewältigt werden mussten?
Antwort: Die grösste Veränderung war die deutlich verbesserte Effizienz durch die neue Suchfunktion, die uns ermöglichte, viel schneller auf benötigte Dokumente zuzugreifen. Die Umstellung auf den neuen Aktenplan war anfangs eine Herausforderung, aber das Ergebnis hat sich definitiv gelohnt.
Frage: Welche Prozesse oder Arbeitsweisen mussten in Ihrem Team umgestellt werden, um die GEVER-Lösung voll nutzen zu können?
Antwort: Wir mussten lernen, den Aktenplan zu erstellen und zu pflegen, sowie Dossiers, wie beispielsweise Personaldossiers, strukturiert anzulegen. Das konsequente Arbeiten nach dem Dossierprinzip war für uns neu, erwies sich jedoch schnell als unverzichtbar.
Schulung und Unterstützung:
Frage: Wie wurden Sie und Ihr Team auf die Einführung der GEVER-Lösung vorbereitet? Gab es spezielle Schulungen, die Ihnen den Umgang erleichtert haben?
Antwort: Wir haben im Vorfeld ein Brainstorming zur Bedarfsklärung mit der Firma Computer Coach und 4teamwork durchgeführt, die uns während des gesamten Projekts begleitet haben. Die Schulungen und Einarbeitungen wurden von den Mitarbeitenden von 4teamwork durchgeführt, die uns intensiv unterstützt haben.
Frage: Konnten Sie nach der Einführung schnell in den neuen Arbeitsalltag übergehen, oder gab es eine Eingewöhnungszeit
Antwort:
Für einige von uns war das System bereits bekannt, weshalb der Übergang relativ reibungslos verlief. Andere mussten sich erst an die neue Arbeitsweise gewöhnen, doch insgesamt war die Eingewöhnungszeit schnell überwunden.
Frage: Haben Sie im laufenden Betrieb zusätzlichen Support oder Hilfestellungen in Anspruch genommen?
Antwort: Nein, das war nicht nötig. Das Programm ist sehr intuitiv und selbsterklärend, sodass wir uns schnell zurechtgefunden haben.
PulsNETZ-Initiative:
Frage: Welche Erwartungen haben Sie an die zukünftige Unterstützung durch die PulsNETZ-Initiative, und wie erhoffen Sie sich, dass sie den Nutzen der GEVER-Lösung erhöht?
Antwort: Wir erwarten, dass PulsNETZ den Austausch von Erfahrungen zwischen den Kirchgemeindesekretariaten fördert, damit alle voneinander lernen und profitieren können. Je mehr Kirchgemeinden sich beteiligen, desto geringer werden die Kosten für alle, da die gemeinsame Nutzung von Ressourcen die finanziellen Aufwände senkt.
Frage: Welche Hoffnungen verbinden Sie mit der bevorstehenden Umsetzung von PulsNETZ, insbesondere in Bezug auf die Verbesserungen, die Sie in der täglichen Verwaltungsarbeit erwarten?
Antwort: Wir hoffen auf einfachere und effizientere Arbeitsabläufe, die uns im Alltag unterstützen. Besonders wichtig ist es, dass die rechtlichen Vorgaben durch klar definierte Prozesse eingehalten werden, was den Verwaltungsaufwand verringert und die Arbeit sicherer macht.
Erfahrungen und Empfehlungen:
Frage: Welche Ängste oder Vorbehalte hatten Sie vor der Einführung, und wie haben sich diese im Nachhinein aus Ihrer Sicht entwickelt?
Antwort: Wir hatten keine grösseren Ängste oder Vorbehalte, da wir von Anfang an überzeugt waren, dass die Einführung der GEVER-Lösung unseren Arbeitsalltag erleichtern würde. Es war klar, dass eine Veränderung notwendig war, und rückblickend hat sich diese Entscheidung absolut bewährt.
Frage: Welche praktischen Ratschläge oder Empfehlungen würden Sie anderen Verwaltungen geben, die über die Einführung einer GEVER-Lösung nachdenken, besonders im Hinblick auf den täglichen Gebrauch?
Antwort: Wir würden jeder Kirchgemeindeverwaltung die Einführung einer GEVER-Lösung wärmstens empfehlen. Sie bringt spürbare Erleichterungen im Arbeitsalltag und ermöglicht eine effizientere, strukturiertere und zukunftssichere Verwaltung. Der Nutzen zeigt sich vor allem im täglichen Gebrauch – Arbeitsabläufe werden klarer, nachvollziehbarer und deutlich unkomplizierter.
Informationen zu OEKI
Mit rund 1.500 Mitgliedern engagiert sie sich aktiv in den Bereichen Gottesdienste, soziale Projekte und Bildungsangebote. Kehrsatz hat etwa 4.500 Einwohner, von denen ein erheblicher Teil zur reformierten Kirchgemeinde gehört. Zurzeit sind 10 Mitarbeitende fest angestellt, die den täglichen Betrieb und die gemeindlichen Aktivitäten unterstützen.
Fazit
Im Rahmen der Einführung einer digitalen Geschäftsverwaltung (GEVER) in der Reformierten Kirchgemeinde Kehrsatz schildern Danielle Laederach und Tanja Jenni ihre Erfahrungen aus der Verwaltungsperspektive. Vor der Einführung war die Dokumentenablage unübersichtlich, und das Auffinden von Unterlagen nahm viel Zeit in Anspruch. Mit der GEVER-Lösung haben sich die Arbeitsabläufe durch strukturierte Dossiers und eine effiziente Suchfunktion deutlich verbessert. Die grösste Herausforderung war die Umstellung auf einen neuen Aktenplan, doch die Vorteile überwiegen klar. Laederach und Jenni empfehlen die Einführung einer GEVER-Lösung und betonen die positiven Auswirkungen auf den Arbeitsalltag.
Herzlichen Dank für das Interview und die Unterstützung!
Kirchgemeindeverband Kanton Bern