Stellungnahme Berner Kirchgemeindekader zum GEVER-Projekt von PulsNETZ

26.08.2024/Erika Wyss, Vizepräsidentin BKGK

Als Initiator im Prozess eine taugliche GEVER-Lösung für alle Kirchgemeinden zu finden, ist der Verein Berner Kirchgemeindekader (BKGK – ERFA-Gruppe von Mitarbeitenden aus Kirchgemeindeverwaltungen und -Sekretariaten) seit Anbeginn in das Projekt involviert. Aus unserer Sicht stellt eine zentrale Lösung mit einer mandantenbasierten Beteiligung der einzelnen Kirchgemeinden den einzigen praktikablen Weg überhaupt dar, um den Auftrag des Kantons in einem vernünftigen Aufwand-/Nutzen-Verhältnis umsetzen zu können. Und beim Aufwand ist hier der finanzielle Aspekt noch der geringere. Die weitaus grössere Herausforderung wird die personelle sein.

Das nun vorliegende Projekt ist für kleine, wie für grosse Kirchgemeinden interessant und stellt recht eigentlich eine bahnbrechende Neuerung dar, die für alle öffentlich-rechtlichen Körperschaften (die den Kantonsauftrag umsetzen müssen) zukunftsweisend sein wird. Wobei nicht das Produkt selber neu ist, sondern das Organisationsmodell. «Zusammen arbeiten und gleichzeitig unabhängig bleiben» umschreibt die Methode treffend. Dabei ist die Zusammenarbeit unter Kirchgemeinden eine Möglichkeit aber nicht zwingend.

Punkte, die aus Sicht des BKGK für die gewählte GEVER-Lösung sprechen:

Investition: Die einmaligen Initialisierungskosten von rund CHF 9’000 liegen weit unter den CHF 25’000 bis CHF 45’000 (kleine bis mittlere KG), die normalerweise bei einer Einführung anfallen. Das macht auch ein Umsteigen für Kirchgemeinden, die bereits ein GEVER-Programm im Einsatz haben, interessant.
Jährliche Betriebskosten (Lizenzgebühren): Mit jährlichen Kosten von CHF 700 pro Benutzer können auch die wiederkehrenden Gebühren sensationell tief gehalten werden. Kleinere Kirchgemeinden können mit 1 oder 2 Userlizenzen für das Sekretariat beginnen und mit laufendem Arbeitsprozess entscheiden, ob eine Ausweitung Sinn macht. Auf die Initialkosten hat das keinen Einfluss, weil diese pro Kirchgemeinde anfallen.
Das Produkt: OneGov GEVER ist eine bewährte und in der Praxis erprobte Software für die digitale Geschäftsverwaltung, die in Kirchgemeinden, Gemeinden, Kantonen und verwaltungsnahen Organisationen seit Jahren zum Einsatz kommt. Rückmeldungen von Kirchgemeinden, die bereits mit OneGov GEVER arbeiten sind positiv. Es handelt sich also nicht um eine neue Eigenentwicklung, die noch mit vielen Kinderkrankheiten behaftet ist.
OneGov GEVER anwenden: Insbesondere Kirchgemeinden, die noch keine GEVER-Lösung im Einsatz haben empfehlen wir, vorerst die Kirchgemeinderatsgeschäfte im Programm zu führen (KGV, KGR, Kommissionen), evtl. auch das Personalmanagement und dann zu entscheiden, ob es auch für die weiteren Tätigkeitsfelder (Sozialdiakonie, KUW) Sinn macht oder ob das im Gegenteil für die jeweiligen Mitarbeitenden hinderlich ist. Zwingend ist zurzeit einzig die Überführung der Behördentätigkeit. Und hier wird mit dem integrierten Sitzungsmanagement-Tool eine wesentliche Erleichterung und Effizienz für das Sekretariat wie auch für die einzelnen Ratsmitglieder erreicht. Letztere haben – unabhängig der Anzahl – einen webbasierten Zugriff auf die Sitzungsunterlagen. Mit der Festlegung der Zugriffsrechte kann die Vertraulichkeit für alle Geschäfte individuell gesteuert werden.
Zusammenarbeit: Die standardisierte Aufbauorganisation (Registraturplan/Ordnungssystem) – die individuell noch angepasst werden kann – ermöglicht kirchgemeindeübergreifende Zusammenarbeiten. Mit dem System vertraute Mitarbeitende finden sich überall zu recht und können unkompliziert und ohne lange Einführung auch kurzfristig Stellvertretungen übernehmen. Es können «Sekretariats-Pools» gebildet werden, wo bspw. eine Sekretärin mit einem «anständigen Pensum» verschiedene Kirchgemeinden professionell verwaltet. Im Hinblick auf den zunehmenden Fachkräftemangel kann das wichtig werden, um kompetente Mitarbeitende gewinnen zu können.
Daten überführen, wiederfinden, aufbewahren: Mit der Drag&Drop-Funktion ist die Datenmigration einfach und ohne Zusatzkosten möglich. Das gilt auch für andere wichtige Unterlagen, die sinnvollerweise im GEVER abgelegt und damit automatisch digital archiviert sind. (Verträge, Jahresrechnung, Budget, etc.). Die GEVER-Software sorgt dafür, dass alle Dokumente eines Geschäfts einfach gefunden, am richtigen Ort abgelegt und dauerhaft gesichert sind.
Optimierungsmöglichkeiten: Für Softwarefirmen ist es interessanter, Verbesserungen zu entwickeln, wenn diese gleichzeitig 50 oder 100 lizenzierten Organisationen dienen, als wenn individuelle Insellösungen für einzelne Kunden geschaffen werden müssen. Anliegen von Kirchgemeinden können so zentral formuliert, kostengünstig und in nützlicher Frist umgesetzt werden.
Neutrale Evaluation: Der Zuschlag erfolgte nach den Kriterien 40% Kosten, 40% Produkt und 20% Präsentation und fiel einstimmig. Keine, der am Entscheid beteiligten Personen haben finanzielle Verknüpfungspunkte mit der gewählten Organisation «Fabasoft 4teamwork AG». Eine mandantenfähige Lösung boten zudem viele der angefragten (bekannten) Firmen schlichtweg nicht an.

Wir sind uns bewusst, dass ein sportliches Zeitprogramm vorgelegt wird. Für alle, die mitmachen, geht es um CHF 900, die noch dieses Jahr bewilligt werden müssen. Ein IT-Projekt gleichzeitig in so vielen Organisationen zum Laufen zu bringen muss jedoch in jeder Hinsicht planbar sein, weshalb auch die Anzahl der beteiligten Kirchgemeinden zu Projektbeginn festgelegt sein muss; während des Prozesses ist ein «Aufspringen» nicht mehr möglich. Der gewählte Kostenrahmen ist mit 50 Kirchgemeinden berechnet, wenn mehr gewonnen werden können, verringern sich die Kosten. Der BKGK dankt dem Kirchgemeindeverband herzlich, dass er bereit war, die Federführung zu übernehmen und dass es so gelungen ist, ein Projekt im Gesamtinteresse der bernischen Kirchgemeinden zu entwickeln. Das im Wissen darum, dass die Einführung von GEVER nicht eine Option von vielen ist – es ist zu tun, wir kommen nicht darum herum!