Erfolgreiche Präsentation von OneGov GEVER: 110 Kirchgemeinden am Projekt beteiligt

Mit grosser Spannung wurde die Präsentation von OneGov GEVER erwartet, und sie war ein voller Erfolg. Viele Kirchgemeinden hatten das Produkt der Firma Fabasoft 4teamwork bisher noch nicht im Einsatz gesehen. In der Anfangsphase war nur eine kleine Gruppe von Kirchgemeinden an der Evaluation beteiligt, wodurch viele Gemeinden erst mit der offiziellen Präsentation einen ersten Einblick in das System erhielten. Dennoch haben sich beeindruckende 110 Kirchgemeinden entschieden, am Projekt teilzunehmen – ohne das System zuvor selbst getestet zu haben. Sie haben sozusagen die Katze im Sack gekauft.   

Deswegen war es der Trägerorganisation, Kirchgemeindeverband des Kantons Bern und der Projektleitung von Computer Coach, ein besonderes Anliegen, diesen Mangel schnellstmöglich zu beheben und allen teilnehmenden Kirchgemeinden die Möglichkeit zu geben, sich eine fundierte Meinung zu bilden.

Präsentation im kirchlichen Kontext

Die Präsentation wurde speziell auf die Bedürfnisse der Kirchgemeinden zugeschnitten und mit erheblichem Aufwand für diesen Personenkreis umgesetzt. Die vielen positiven Rückmeldungen haben gezeigt, dass sich dieser Einsatz gelohnt hat.

Informationen für Interessierte

Für alle, die das Produkt bisher nicht gesehen haben oder noch offene Fragen haben, stehen auf dieser Seite umfangreiche Informationen zur Verfügung. Anbei finden Sie das Video der Veranstaltung sowie eine Zusammenstellung der wichtigsten Fragen und Antworten. Wir freuen uns über das grosse Interesse und stehen für weitere Rückfragen gerne zur Verfügung!

Zur Präsentation

Häufig gestellte Fragen & Antworten – Übersich

Archivierung

Frage: Wenn eine E-Mail in die OneGov GEVER-Anwendung kopiert wird, bleibt sie dann weiterhin im ursprünglichen Mailprogramm, z. B. Outlook, erhalten?
Antwort: Ja, die E-Mail bleibt im Mailprogramm erhalten. In OneGov GEVER wird lediglich eine Kopie der E-Mail abgelegt.

Frage: Können bereits abgeschlossene oder stornierte Dossiers nachträglich wieder zur Bearbeitung aktiviert werden?
Antwort: Ja, ein abgeschlossenes oder storniertes Dossier kann später erneut aktiviert werden, um es weiter zu bearbeiten.

Frage: Gibt es eine langfristige digitale Archivierung für Dossiers, und wann wird diese verfügbar sein?
Antwort: Der Kanton bietet derzeit noch keine langfristige digitale Archivierung an. Es laufen jedoch Tests, insbesondere im Hinblick auf die digitale Unterschrift, um den Unterschriftsprozess nahtlos zu gestalten.

Bedienung

Frage: Muss eine bestimmte Office-Version installiert sein, um Dokumente in OneGov GEVER bearbeiten zu können?
Antwort: Nein, OneGov GEVER unterstützt sämtliche Office-Versionen sowie alternative Anwendungspakete wie LibreOffice.

Frage: Kann ein gescanntes Dokument direkt vom Multifunktionsdrucker oder Scanner in OneGov GEVER gespeichert werden?
Antwort: Ja, sofern eine entsprechende Schnittstelle eingerichtet ist, können gescannte Dokumente direkt in einem OneGov GEVER-Ordner abgelegt werden.

Frage: Mit welchen E-Mail-Programmen kann OneGov GEVER integriert werden?
Antwort: OneGov GEVER unterstützt alle gängigen Standard-Mailprogramme, unabhängig vom Betriebssystem.

Datenformat

Frage: Können PowerPoint-Präsentationen direkt in das OneGov GEVER-Dossier abgelegt werden?
Antwort: Ja, PowerPoint-Präsentationen können in das Dossier integriert werden.

Frage: Welches Dateiformat muss für eingescannte Dokumente im Kanton Bern verwendet werden?
Antwort: Eingescannte Dokumente müssen dem eCH-Standard entsprechen. Beim Abschluss eines Dossiers werden die Dokumente in ein PDF/A-Format umgewandelt, um die langfristige Archivierung zu gewährleisten

Frage: Wie verarbeitet das System unterschiedliche Dateiformate?
Antwort: Das OneGov GEVER-System in der Schweiz basiert auf dem eCH-Standard, der einheitliche Austauschformate definiert. Diese gewährleisten die Lesbarkeit und den Datenaustausch zwischen verschiedenen Dossiers und Programmen – auch bei einem Softwarewechsel. Dadurch können Gemeinden ihre Dossiers untereinander austauschen. Im Gegensatz zu vielen anderen Lösungen bleiben dabei Metadaten und Fristen erhalten.

Lizenzierung

Frage: Welche Kosten entstehen für externe Personen, die mit der Geschäftsverwaltungssoftware arbeiten sollen?
Antwort: Es gibt zwei Optionen: Externe Personen können über einen passwortgeschützten Link auf spezifische Inhalte zugreifen – dies ist kostenfrei. Alternativ kann ihnen ein eigener Teamraum in der Anwendung zugewiesen werden, wofür sie ein persönliches Login benötigen. In diesem Fall sind möglicherweise zusätzliche Lizenzen erforderlich. Die Kosten für diese Lizenzen sind bereits bekannt.

Migration

Frage: Wie können die in der OneGov GEVER-Anwendung gespeicherten Daten exportiert werden?
Antwort: Die in der OneGov GEVER-Anwendung gespeicherten Daten können problemlos exportiert und migriert werden – auch bei einem Wechsel der Softwarelösung. Dadurch bleibt der Austausch von Dossiers zwischen Gemeinden jederzeit gewährleistet.

Ordnungssystem

Frage: Kann ein Dokument in der Geschäftsverwaltung gleichzeitig unter mehreren Aktenzeichen abgelegt werden
Antwort: Ja, innerhalb des digitalen Ordnungssystems können Dokumente dupliziert oder mit Verknüpfungen referenziert werden.

Frage: Müssen wir ein vorgegebenes Ordnungssystem übernehmen, oder können wir unser bestehendes System weiterhin nutzen?
Antwort: Grundsätzlich ist es möglich, ein eigenes Ordnungssystem beizubehalten. Allerdings empfiehlt sich aus Gründen der Standardisierung und der Zusammenarbeit mit anderen Gemeinden die Nutzung eines einheitlichen Systems. In diesem Fall wird ein bestehendes Ordnungssystem aus dem Kanton Zürich übernommen und für den Kanton Bern angepasst.

Organisation

Frage: Wir nutzen Office 365 und speichern unsere Dokumente aktuell in OneDrive. Sollte die gesamte Dateiablage zukünftig im OneGov GEVER-System organisiert werden?
Antwort: In der ersten Phase der Einführung von OneGov GEVER liegt der Fokus auf bestimmten Geschäftsbereichen wie Kirchgemeindeversammlungen, Ratsgeschäften, Finanzinformationen, Personalangelegenheiten und Immobilien. Auch das Vertragsmanagement (z. B. Mieten, Versicherungen) wird berücksichtigt. Weitere Themen können je nach Bedarf hinzukommen.
Die kantonalen Vorgaben schreiben nicht vor, dass alle Dokumente zwingend in OneGov GEVER verwaltet werden müssen. Daher wird in der Einführung bewusst festgelegt, welche Dokumente aufgenommen werden (Positivliste) und welche weiterhin außerhalb von OneGov GEVER verwaltet werden (Negativliste). Nicht alle Mitarbeitenden einer Kirchgemeinde werden aktiv mit OneGov GEVER arbeiten. Für bestimmte Personen kann ein lesender Zugriff eingerichtet werden, während bestehende Ablagesysteme parallel weiter genutzt werden können.

Frage: Wird langfristig das Ziel sein, alle Dokumente ausschließlich im OneGov GEVER-System abzulegen und den Datei-Explorer nicht mehr zu nutzen? Wie wird entschieden, welche Dokumente in OneGov GEVER gehören und welche nicht?
Antwort: Es wird empfohlen, dass jede Kirchgemeinde eigene Organisationsrichtlinien für die Dokumentenablage definiert. Nicht jedes Dokument ist geschäftsrelevant – beispielsweise muss eine Grußkarte nicht im OneGov GEVER-System archiviert werden.
Das Ziel ist, geschäftsrelevante Dokumente in OneGov GEVER strukturiert abzulegen, um Transparenz, Nachvollziehbarkeit und eine gesetzeskonforme Archivierung sicherzustellen. Die Entscheidung, welche Dokumente aufgenommen werden, sollte anhand klarer Kriterien erfolgen, die innerhalb der Kirchgemeinde festgelegt werden.

Protokollierung

Frage: Gibt es in der Geschäftsverwaltungssoftware ein spezielles Feld, um eine zusammengefasste Diskussion zu protokollieren?
Antwort: Ja, innerhalb des Protokollfelds können verschiedene Abschnitte durch Formatierung klar strukturiert werden.

Sicherheit

Frage: Unterstützt die Geschäftsverwaltungsanwendung auch digitale Signaturen?
Antwort: Ja, die Anwendung unterstützt digitale Signaturen. Es können verschiedene bekannte Anbieter integriert werden, darunter SwissSign, Skribble, MOXIS und weitere.

Sitzungsmanagement

Frage: Im Sitzungsmanagement: Gibt es eine Funktion zur Kategorisierung von Geschäften (z. B. A-, B- und C-Geschäfte)? Ist es möglich, bereits vor der Sitzung Abstimmungen durchzuführen, sodass ein Geschäft nicht mehr behandelt werden muss, wenn alle Eingeladenen im Voraus zugestimmt haben?
Antwort: Ja, in der Praxis können Geschäfte farblich hervorgehoben oder kategorisiert werden, um unterschiedliche Prioritäten oder Behandlungsmethoden darzustellen. Die Meinungsbildung kann bereits im Vorfeld durch definierte Aufgaben und Prozesse erfolgen. Zudem besteht die Möglichkeit, Geschäfte oder Anträge über ein Umlaufverfahren zu beschließen, sodass sie nicht mehr in der Sitzung behandelt werden müssen