Auch in unserer ländlichen Gemeinde mit knapp 2000 Mitgliedern macht GEVER keine Ausnahme. Wie bereits bei der Umstellung von HRM1 auf HRM2 scheint dies unverständlich.
«Kein Stein bleibt mehr auf dem alten» hiess es damals. Begleitet verlief aber die Umsetzung gut, und inzwischen ist dies längst Alltag und hat sich gut eingependelt – natürlich einfach mit administrativem und finanziellem Mehraufwand.
So sind auch unsere Starterfahrungen mit GEVER. Die Befürchtung, dass das bisherige System von einem Tag auf den andern endet und wir uns in einer völlig neuen und unbekannten Situation wiederfinden müssen, ist unbegründet. Durch die sorgfältige Begleitung und Unterstützung von PulsNETZ kann auch diese Umsetzung – Schritt für Schritt – gut realisiert werden.
Das unumgängliche GEVER «gschider eichehr apacke». So war meine Haltung als Sekretärin und Finanzverwalterin. Glücklicherweise wurde diese Einstellung von unserem Kirchgemeinderat unterstützt. So haben wir uns für das Pilotprojekt angemeldet. Auf Wunsch von PulsNETZ blicke ich kurz zurück auf das vergangene Jahr.
Zuerst sollte man immer das Positive erwähnen, dann das Negative. Ich wende das Blatt, da es aus meiner Sicht einfach einen negativen Punkt gibt.
Ein Nachteil ist sicherlich der höhere Aufwand. Die Umsetzung und Einführung von GEVER erfordert in der Administration mehr Zeit und demzufolge fallen auch die Lohnkosten höher aus. Der prognostizierte Mehraufwand von 20 % bestätigt sich.
In dieser Hinsicht mag es mancherorts zu Unverständnis kommen. Die im Hintergrund geleistete Administration wird im Kirchgemeindeleben oft als «eher unwichtige Nebensächlichkeit» betrachtet.
Aufgaben, die eine öffentliche Präsenz erfordern, gewichten logischerweise mehr.
Doch ohne eine strukturierte und verlässliche Verwaltung im Hintergrund würde auch der sichtbare Teil unseres kirchlichen Lebens ins Wanken geraten.
Ich möchte nun auf die überraschend positiven Erfahrungen kommen, die ich während des Prozesses sammeln konnte.
In unserer kleinen Gemeinde arbeite ich als Sekretärin und Finanzverwalterin zugleich. Inzwischen beträgt mein Pensum 55 % (inklusive der 20 % Mehraufwand für GEVER).
Wie es in einigen kleinen Gemeinden der Fall ist, war meine Stellvertretung nicht wirklich geregelt. Klar – «irgendwie wärs de scho gange – äs hät’s de öper irgendwie gmacht», wenn ich einmal ausgefallen wäre.
Gemäss Vorgaben von GEVER sind zwei User pro Gemeinde das Minimum. Dies schafft bei den kleinen Gemeinden automatisch die Grundlage für eine geregelte Stellvertretung.
Diese einfache Vorgabe hat bei uns zu mehr Sicherheit, Transparenz und Teamarbeit geführt – ein Gewinn, der über das Projekt hinauswirkt.
Bei uns musste die Frage der User genau geprüft und geklärt werden. Welche Option ist sinnvoll? Das Pensum aufteilen auf zwei Mitarbeitende? Bei uns hat sich ein Ratsmitglied mit kaufmännischem Hintergrund (empfehlenswert) zur Verfügung gestellt, die Überführung in GEVER zu begleiten. Diese Lösung scheint uns optimal. Einerseits besteht 1:1 Einblick in das System und die Arbeit von GEVER. Zugleich ist diese Person ein guter Kommunikationskanal gegenüber Rat und weiteren Mitarbeitenden.
Die grundlegenden Aufräumarbeiten sind zeitaufwendig, jedoch positiv zu bewerten. Gerade in kleineren Gemeinden fehlt in der Regel die Zeit, laufend «aufzuräumen». Nun muss dies einmal sein. Unglaublich, was sich da über Jahre alles angesammelt hat an Dokumenten und Unterlagen. Dies wird einem erst bewusst, wenn man im Vorfeld zur Überführung in GEVER einmal alles bündeln muss. Vieles kann nämlich vernichtet werden. Dies verschafft eine Menge Luft und gibt wieder einen besseren Überblick, was schlussendlich auch Erleichterung und Freude bringt. Oder bereits Vergessenes wird wieder präsent.
GEVER zwingt uns, Ordnung zu schaffen – und genau darin liegt eine seiner grössten Stärken: Klarheit, Übersicht und das gute Gefühl, wieder den Überblick zu haben.
Sehr bereichernd erlebten mein Stellvertreter und ich, nebst den Online-Schulungen, die vom PulsNETZ organisierten Workshops und Treffen «vor Ort – mit den anderen Pilot Kirchgemeinden». Dort begegneten wir uns als «Arbeits-Gspändli» und es wurde natürlich immer eifrig diskutiert und verglichen. Dieser Austausch untereinander ist ungezwungen, hilfreich und sehr wertvoll.
Bei diesen Begegnungen staunten wir «als kleine Gemeinde» jeweils über vorhandene Grundlagen, Prozesse und Gegebenheiten, die bei grösseren Kirchgemeinden in ganz anderem Ausmass vorhanden sind.
Ein besonderer Dank geht an die Mitarbeitenden grösserer Gemeinden, die sich engagieren und ihre Ergebnisse uns «kleinen» wohlwollend zur Verfügung stellen. Sie erarbeiten und überarbeiten laufend wertvolle Vorlagen, Prozesse und Praxishilfen, welche bei PulsNETZ hinterlegt werden und auf die wir «kleinen» zugreifen dürfen. Ich sehe dies als grosse Erleichterung für kleinere Gemeinden.
Dieses Miteinander – das Teilen von Wissen, Erfahrung und Material – ist vielleicht die schönste Entdeckung im ganzen Prozess. Es zeigt, dass Digitalisierung auch Gemeinschaft stärkt.
Fazit:
Ich möchte wirklich allen Mut machen, GEVER anzupacken. «Äs geit scho, isch machbar u chunnt scho guet!». Wer Lust und etwas Zeit hat, kann gleich damit starten.
Ich habe vor gut einem Jahr gestartet und habe mir zum Ziel gesetzt, jede Woche rund eine halbe Stunde in meinen Explorer zu investieren. Dabei bin ich mein Ordnungssystem (“alte Datenablage”) durchgegangen, habe gelöscht, was längst nicht mehr benötigt wurde oder nicht mehr aktuell war.
So fällt einem der zweite Schritt, in dem wir uns nun befinden, leichter. Die Dokumente werden sorgfältig in GEVER übertragen. Die relevanten Dokumente können einfach – Schritt für Schritt – in GEVER gezogen werden, sie müssen nicht neu erarbeitet werden!
Im nächsten Schritt, dem wir kurz bevorstehen, wird dann mit den integrierten Vorlagen direkt in GEVER gearbeitet. Es bleibt sicher eine Herausforderung – gleichzeitig sehen wir im täglichen Gebrauch immer mehr den Nutzen einer GEVER-Lösung.
Autorin: Karin Niffenegger – Kirchgemeinde Lauperswil
Bemerkung Projektleitung: Der aktuelle Mehraufwand von rund 20 % sinkt nach Einführung und Umsetzung wieder auf das normale Arbeitspensum. Daher ist es wichtig, die Einführungsphase von GEVER gezielt zu nutzen..