In einer zunehmend digitalisierten und vernetzten Welt müssen auch Kirchgemeinden ihre Strukturen und Arbeitsweisen neu denken. Besonders im Bereich der Verwaltung gibt es dabei Potenzial, Effizienz und Qualität zu steigern. Ein Ansatz, der sich dabei abzeichnet, ist die Schaffung von Sekretariatspools, bei denen mehrere Kirchgemeinden ihre Ressourcen bündeln. Diese Idee wurde am 21. September 2024 von Erika Wyss, der Vizepräsidentin der BKGK, im Rahmen des Projekts PulsNETZ vorgestellt.
Vorteile von Sekretariatspools
Sekretariatspools bieten viele Vorteile für Kirchgemeinden, insbesondere durch die Schaffung von zentralen, qualifizierten Verwaltungsstellen, die für mehrere Gemeinden arbeiten. Dadurch können Fachkräfte mit den nötigen Kompetenzen eingestellt werden, was zu einer höheren Qualität der Verwaltungsarbeit führt. Überdies ergeben sich folgende Vorteile:
- Bessere Unterstützung für Behörden und Mitarbeitende: Durch den Zugang zu qualifizierten Fachkräften können sowohl Behörden als auch andere Mitarbeitende professionell unterstützt werden.
- Effizienzsteigerung: Sekretariate profitieren von Synergieeffekten, indem sie voneinander lernen und ihre Arbeitsabläufe vernetzt gestalten.
- Kostenersparnis: Die Kosten für Infrastruktur und Personal können auf mehrere Kirchgemeinden verteilt werden, was zu einer Reduzierung der Allgemeinkosten führt.
- Erhöhte Präsenz: Grössere Sekretariate ermöglichen längere Schalter- und Telefonzeiten, was den Service für die Bevölkerung verbessert.
Herausforderungen und mögliche Lösungen
Natürlich ist eine solche Zusammenarbeit nicht ohne Herausforderungen. Eine der grössten Schwierigkeiten besteht darin, dass Mitarbeitende nicht mehr exklusiv für eine Gemeinde arbeiten, sondern „geteilt“ werden. Dies erfordert Flexibilität sowohl von den Mitarbeitenden als auch von den Kirchgemeinderatsmitgliedern.
Eine mögliche Lösung ist ein flexibler Arbeitsansatz, bei dem Sekretariatsmitarbeitende an mehreren Standorten tätig sind, jedoch durch digitale Kommunikationsmittel wie Telefon und E-Mail jederzeit erreichbar bleiben. Dadurch wird die Erreichbarkeit sichergestellt, ohne dass physische Präsenz immer erforderlich ist.
Eine andere Variante bildet ein zentraler Sekretariatsstandort, der als Dienstleistungszentrum für die Mitarbeitenden, Behörden, wie auch für die Bevölkerung verschiedener umliegenden Kirchgemeinden tätig ist.
Der Weg zur Umsetzung
Der Umsetzungsprozess beginnt mit der Überzeugung der bestehenden Verwaltungsmitarbeitenden und der Kontaktaufnahme mit umliegenden Gemeinden, um deren Interesse an einer Zusammenarbeit zu prüfen. Anschliessend erfolgt eine sorgfältige Evaluation, bei der bestehende Ressourcen, Raumverhältnisse und das Interesse an einer Zusammenarbeit in den Fokus rücken. Wichtig ist dabei auch, mögliche Verlustängste der Mitarbeitenden und der Kirchgemeinde ernst zu nehmen.
Sobald die Rahmenbedingungen geklärt sind und die Vorteile überwiegen, können konkrete Schritte zur Umsetzung unternommen werden. Dies umfasst die Erstellung von Zusammenarbeitsverträgen, die Regelung von Personal- und Finanzfragen sowie die Anpassung von Infrastruktur und IT-Systemen.
Fazit
Sekretariatspools bieten eine zukunftsorientierte Lösung für Kirchgemeinden, um ihre Verwaltungsarbeit effizienter und qualifizierter zu gestalten. Durch die Bündelung von Ressourcen und die Schaffung zentraler Stellen können nicht nur Kosten gespart, sondern auch die Qualität der Dienstleistungen für die Gemeinden verbessert werden. Es ist ein Schritt in die richtige Richtung, um den Anforderungen der modernen Arbeitswelt gerecht zu werden.