Die Verwaltung von Geschäftsprozessen in öffentlichen Institutionen stellt hohe Anforderungen an die eingesetzten Systeme. Wer sich mit der Einführung einer Geschäftsverwaltungslösung (GEVER) in der öffentlichen Verwaltung auseinandersetzt, erkennt schnell die Komplexität und die vielfältigen Herausforderungen. Besonders hilfreich ist hier ein Blick auf die Informationen des Kantons Bern, der auf seiner Webseite eine umfassende Übersicht über die Anforderungen und Grundlagen zur Digitalisierung in den Gemeinden bietet.
Eine Geschäftsverwaltungslösung geht weit über ein einfaches Dokumentenmanagement hinaus. Sie muss verschiedene rechtliche, technische und organisatorische Vorgaben erfüllen. Im Folgenden sind die fünf zentralen Anforderungen an eine GEVER-Lösung im Kanton Bern zusammengefasst:
- Dossierprinzip: Alle Dokumente müssen strukturiert in Dossiers organisiert werden.
- Ordnungssystem: Ein standardisiertes Ordnungssystem gewährleistet eine geordnete und nachvollziehbare Ablage.
- Schutz und Sicherheit: Es müssen umfassende Massnahmen zum Schutz und zur Sicherheit der Daten implementiert werden.
- Metadaten: Jedes Dokument muss mit Metadaten versehen werden, um die Nachvollziehbarkeit und Verwaltung zu erleichtern.
- Revisionssichere Archivierung: Dokumente müssen revisionssicher archiviert werden, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.
Detaillierte Informationen finden Sie hier – Fragen zur Digitalisierung in den Gemeinden (FAQ)
Der eCH-Standard: Ein Muss für die GEVER-Lösung
Ein wesentlicher Punkt, der bei der Einführung einer GEVER-Lösung zu berücksichtigen ist, ist die Einhaltung des eCH-Standards. Dieser Standard definiert einheitliche Vorgaben für die elektronische Geschäftsverwaltung in der Schweiz. Doch warum ist er so wichtig?
Der eCH-Standard stellt sicher, dass die eingesetzten Systeme interoperabel und kompatibel sind. Dies ist insbesondere für die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Verwaltungen von entscheidender Bedeutung. Ferner gewährleistet der Standard, dass rechtliche und organisatorische Anforderungen – wie Datenschutz und Nachvollziehbarkeit – eingehalten werden, was für eine rechtskonforme und effiziente Verwaltung unerlässlich ist.
Hier sind drei konkrete Beispiele, die die Bedeutung des eCH-Standards im Kontext der Geschäftsverwaltung verdeutlichen:
- eCH-0039: Die E-Government-Schnittstelle [eCH-0039] standardisiert ein einheitliches Austauschformat für elektronische Dossiers, Dokumente sowie für Geschäftskontext. Hierfür definiert diese ein funktionales sowie strukturelles Gerüst für den Datenaustausch über Systemgrenzen hinweg und unabhängig von spezifischen Lösungen
- eCH-0057: Dieser Standard beschreibt das Ordnungssystem für Dossiers in der Geschäftsverwaltung. Es sorgt dafür, dass Dokumente systematisch und konsistent abgelegt werden, was die Effizienz und Transparenz der Verwaltung verbessert.
- eCH-0160: Dieser Standard legt die Anforderungen an die revisionssichere Archivierung von elektronischen Dokumenten fest. Er stellt sicher, dass Dokumente unveränderbar und rechtssicher archiviert werden, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen.
Diese Standards unterstützen Verwaltungen dabei, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und die Effizienz ihrer Geschäftsprozesse zu steigern.
Das Projekt PulsNETZ und die GEVER-Evaluation im Kanton Bern
Die Einführung und Evaluation einer GEVER-Lösung ist ein umfangreiches Projekt, das viele Details und Aspekte berücksichtigt. Das Projekt PulsNETZ orientiert sich an den Grundlagen des Kantons Bern, der auf seiner Webseite notwendige Vorlagen und Hilfsmittel für eine GEVER-Evaluation bereitstellt.
Wichtige Aspekte, die bei der Evaluation einer GEVER-Lösung im Kanton Bern zu beachten sind:
- Anforderungen an den Leistungsgegenstand: Sicherstellen, dass die Lösung die funktionalen und technischen Anforderungen erfüllt.
- Rechtliche Rahmenbedingungen: Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben und Standards, wie dem eCH-Standard.
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Der gesamte Evaluationsprozess muss klar dokumentiert und nachvollziehbar sein.
- Kosten-Nutzen-Analyse: Bewertung der Wirtschaftlichkeit der Lösung.
Detaillierte Informationen finden Sie hier – Vorlagen und Hilfsmittel
Der Kirchgemeindeverband des Kantons Bern (KGV) und das PulsNETZ-Projekt
Der KGV hat ein Ausschreibungsverfahren zur Einführung einer GEVER-Lösung durch. Obwohl der KGV als Verein nicht der Pflicht des öffentlichen Beschaffungsrechts unterliegt, orientiert sich das Projekt dennoch an den Standards des Kantons Bern.
Aktuell sind noch keine genauen Informationen über das Mengengerüst – also die Anzahl der am Projekt teilnehmenden Kirchgemeinden – verfügbar. Die Kirchgemeinden profitieren jedoch von Sonderkonditionen, die über einen Rahmenvertrag geregelt sind. Dieser Rahmenvertrag wird im Dezember 2024 mit dem Lieferanten abgeschlossen, sobald die endgültige Anzahl der teilnehmenden Kirchgemeinden bekannt ist.
Fazit
Das Projekt PulsNETZ ermöglicht den interessierten Kirchgemeinden im Kanton Bern, statt einem aufwendigen Prozess der Evaluation einer GEVER-Lösung, durch die Nutzung einer standardisierten Lösung, von einem effizienteren Prozess zu profitieren. Weitere Vorteile finden sich in einer einheitlichen und rechtskonformen Geschäftsverwaltung.
Begleitet wurde die Evaluation der PulsNETZ GEVER-Lösung durch:
Erika Wyss – Ref. KG Münsingen
Sabrina Serrano – Ref. KG Zollikoffen
Lukas Baumgartner – Ref. KG Muri – Gümligen
Christoph Wagner – KGV
Felix Hosner – Projektleiter PulsNETZ