Das digitale Zeitalter hat längst Einzug in die öffentliche Verwaltung gehalten. Mit dem kantonalen Gesetz über die digitale Verwaltung (DVG) des Kantons Bern wird von allen Gemeinden, einschliesslich der Kirchgemeinden, verlangt, bis zum 1. März 2027 eine digitale Geschäftsverwaltung einzuführen. Diese Herausforderung stellt viele Kirchgemeinden vor grosse Aufgaben – doch der Kirchgemeindeverband des Kantons Bern hat bereits eine Lösung im Blick: das Projekt „PulsNETZ Kirchen Kanton Bern“.
Die Vision des Projekts „PulsNETZ“
Das Projekt „PulsNETZ Kirchen Kanton Bern“ wurde ins Leben gerufen, um Kirchgemeinden bei der Einführung einer kostengünstigen und effizienten Geschäftsverwaltungslösung (GEVER) zu unterstützen. Ziel ist es, den Gemeinden nicht nur eine geeignete GEVER-Lösung bereitzustellen, sondern sie auch bei der Implementierung zu schulen und zu begleiten. Damit soll die Zusammenarbeit zwischen den Kirchgemeinden gestärkt und die Digitalisierung nachhaltig gefördert werden.
Warum eine digitale Verwaltung?
Die Vorteile einer digitalen Verwaltung sind vielfältig und klar erkennbar. Neben der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, wie dem Gesetz über die digitale Verwaltung (BSG 109.1), bietet eine GEVER-Lösung zahlreiche praktische und strategische Vorteile.
Wichtige Punkte des DVG im Kanton Bern:
- Digitales Primat und Verpflichtung: Der Kanton Bern priorisiert die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung. Behörden und Unternehmen müssen digital kommunizieren, während Privatpersonen die Wahl haben.
- Leitlinien und Datenschutz: Das Gesetz betont digitale Inklusion, Zweisprachigkeit und Datenschutz, um das Vertrauen der Bevölkerung zu sichern.
- Unterstützung und Zusammenarbeit: Der Kanton bietet Basisdienste an, die die Digitalisierung der Behörden erleichtern und fördert die behördenübergreifende Zusammenarbeit.
Für weitere Details zum Gesetz besuchen Sie bitte die offizielle Webseite.
Öffentlichkeitsprinzip und GEVER-Lösung
Ein weiterer wichtiger Aspekt, der für die Einführung einer GEVER-Lösung spricht, ist das Öffentlichkeitsprinzip, wie es in Artikel 17 Absatz 3 der Kantonsverfassung verankert ist. Dieses Prinzip verpflichtet die Gemeinden zur aktiven Information der Öffentlichkeit, gewährt Zugang zu amtlichen Dokumenten und fördert Transparenz und Vertrauen.
Wesentliche Elemente des Öffentlichkeitsprinzips:
- Aktive Information: Gemeinden müssen die Öffentlichkeit sachgerecht und zeitnah über ihre Tätigkeiten informieren.
- Zugangsrecht zu Informationen: Jede Person hat das Recht, Einsicht in amtliche Dokumente und Informationen der Gemeinde zu erhalten.
- Transparenz und Vertrauen: Durch eine transparente Informationspolitik wird das Vertrauen in das staatliche Handeln gestärkt und die demokratische Teilhabe der Bevölkerung gefördert.
Mehr Informationen zum Öffentlichkeitsprinzip finden Sie hier.
Praktische Beispiele für die Anwendung einer digitalen Geschäftsverwaltung
Eine digitale Geschäftsverwaltung kann in verschiedenen Szenarien einen erheblichen Mehrwert bieten. Hier zwei konkrete Beispiele:
– Der Kirchgemeinderat plant den Umbau eines historischen Kirchengebäudes. Der gesamte Prozess, von der ersten Idee bis zur Fertigstellung, muss transparent und nachvollziehbar dokumentiert werden. Mit einem Geschäftsverwaltungsprogramm können alle relevanten Dokumente, wie Sitzungsprotokolle, Genehmigungen und Baupläne, zentral erfasst und automatisch chronologisch geordnet werden. Dadurch entsteht eine lückenlose Chronologie, die jederzeit ohne zusätzlichen Aufwand abgerufen und geprüft werden kann. Dies gewährleistet nicht nur Transparenz und eine reibungslose Umsetzung des Umbaus, sondern erleichtert auch die Übergabe bei Personalwechseln.
– Personaldossier: Eine Mitarbeiterin möchte Einsicht in ihr Personaldossier nehmen und wissen, wer Zugriff darauf hatte und welche Änderungen vorgenommen wurden. Mit einem Geschäftsverwaltungsprogramm kann sie problemlos und transparent auf ihr Dossier zugreifen. Das System protokolliert automatisch, wer das Dossier eingesehen oder bearbeitet hat. Diese lückenlose Dokumentation ermöglicht es der Mitarbeiterin, genau nachzuvollziehen, wer wann Zugriff hatte, was Vertrauen schafft und datenschutzrechtliche Anforderungen erfüllt, ohne dass die Verwaltung dafür zusätzlichen Aufwand betreiben muss.
Erfüllung rechtlicher Grundlagen
Die Einhaltung rechtlicher Vorgaben ist für Kirchgemeinden unerlässlich. Mit einer modernen GEVER-Lösung werden Schnittstellen für die Langzeitarchivierung automatisch gemäss den eCH-Standards und den Vorgaben des Kantons Bern eingerichtet. Dies gewährleistet, dass alle rechtlichen Anforderungen effizient und ohne zusätzlichen Aufwand erfüllt werden.
Weitere Vorteile der GEVER-Lösung auf Grundlage des Projekts „PulsNETZ“
- Standardisierung und vereinfachte Einarbeitung: Durch standardisierte Prozesse wird die Einarbeitung neuer Mitarbeiter erleichtert und die Fehleranfälligkeit reduziert.
- Effiziente Wissensbewahrung: Zentrale Speicherung und Organisation von Informationen verhindern den Verlust von Wissen.
- Erweiterte Suchfunktionen: Volltextsuche und Metadaten ermöglichen das schnelle Auffinden von Dokumenten.
- Prozessunterstützung: Automatisierte Workflows steigern die Effizienz im Tagesgeschäft.
- Transparenz: Zentrale Speicherung und Nachvollziehbarkeit von Bearbeitungsständen gewährleisten hohe Transparenz.
- Verbesserte Zugänglichkeit: Webbasierter Zugang ermöglicht Mitarbeitern, unabhängig vom Standort auf Dokumente zuzugreifen.
Fazit
Das Projekt „PulsNETZ Kirchen Kanton Bern“ bietet Kirchgemeinden eine wertvolle Unterstützung bei der Einführung einer digitalen Geschäftsverwaltung. Durch die Bereitstellung einer kostengünstigen GEVER-Lösung, Schulungen und Einführung wird nicht nur die Zusammenarbeit zwischen den Gemeinden gefördert, sondern auch die gesetzeskonforme und effiziente Verwaltung nachhaltig gestärkt. Mit einer digitalen Geschäftsverwaltung sind Kirchgemeinden bestens auf die Herausforderungen der Zukunft vorbereitet und können den Anforderungen des kantonalen Gesetzes über die digitale Verwaltung (DVG) rechtzeitig gerecht werden.